FAQ
Häufig gestellte Fragen |
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Diese Seite dient als Sammlung von Fragen, die uns Kunden häufig zu MindPlan stellen. Sie wird regelmäßig erweitert. Falls auch Sie Fragen zur MindPlan-Anwendung haben, schreiben Sie uns bitte an mindplan@weilgut.de
Verschieben von Projekten und Unterprojekten
Sollten sich Ihr Projekt oder einzelne Projektphasen zeitlich verschieben, können Sie dies komfortabel in MindPlan anpassen. Verschieben Sie hierzu im Gantt-Diagramm den Zusammenfassungsbalken, der in den Projekt- und Projektphasenzeilen angezeigt wird. Anschließend werden Sie gefragt, ob Sie die darin enthaltenen Aktivitäten wirklich um die gewünschte Anzahl Tage verschieben möchten.
Ändern von Aktivitäteneigenschaften (z.B. Start-/Enddatum, Ressource) in mehreren Knoten
Um die Eigenschaften mehrerer Knoten auf einmal zu ändern, markieren Sie in Map/Gantt die gewünschten Knoten und öffnen den Eigenschaftsdialog (Bearbeiten/Eigenschaften bzw. Alt-Enter drücken). Die im Eigenschaftsdialog vorgenommenen Änderungen wirken sich auf alle markierten Knoten aus. Auf diese Weise können Sie beispielsweise komfortabel mehreren Aktivitäten einen neuen Bearbeiter zuweisen.
Eine Aktivität mehreren Ressourcen zuweisen
Gegenwärtig kann man in MindPlan eine Aktivität nur einer Ressource zuordnen. Dies ist hauptsächlich mit Einschränkungen von Lotus Notes begründet, u.a. weil sich mehrere Werte im Ressourcenfeld in Ansichten nicht ordentlich auswerten lassen (Summenbildung etc.) sowie eine Verteilung der Aktivität an mehrere Personen zu Replikationskonflikten bei der Bearbeitung führen würde. Wir empfehlen Ihnen in diesem Fall, mehrere Aktivitäten anzulegen, d.h. pro Ressource eine Aktivität. Um dann Start/Ende dieser Aktivitäten gleichzeitig zu setzen, markieren Sie die gewünschten Aktivitäten und rufen dann die Eigenschaften auf. Der Eigenschaftsdialog arbeitet dann auf der Mehrfachauswahl (siehe "
Ändern von Aktivitäteneigenschaften").
In der Entwicklungsabteilung der MindPlan-Anwendung kommt der Wunsch von Mehrfachressourcen auch regelmäßig auf. Da kann sich also in einer der nächsten MindPlan-Versionen noch etwas tun, beispielsweise, daß MindPlan intern pro Ressource eine Aktivität anlegt (damit's unter Lotus Notes funktioniert), dies aber für den Benutzer wie eine Gesamtaktivität darstellt, die sich einfacher pflegen lässt.
Planen von Zeiten für Aktivitäten
MindPlan 2.0 ermöglicht lediglich eine Tagesplanung, d.h. es lassen sich bei den Aktivitäten keine Uhrzeiten hinterlegen. In MindPlan 3.0 wird eine Zeitplanung integriert sein.
Anlegen von Knoten eines bestimmten Typs
In der 2er-Version (bzw. in der 2er-Vorschau-Version 1.99) legt MindPlan beim Druck auf die Einfügen-Taste einen Knoten vom Typ "Zweig" an. Hiermit lässt sich schnell im Rahmen eines Brainstormings eine Struktur erarbeiten, die man anschließend Schritt für Schritt in eine Projektplanung überführt. Hierzu dient die Funktion "Knotentyp ändern" des Bearbeiten-Menüs. Mit dieser Funktion wird aus einem Zweig beispielsweise eine Projektphase, Aktivität oder Verknüpfung. Falls Sie jedoch schon zu Beginn wissen, was Sie anlegen möchten, gibt es mehrere Wege, den Umweg über "Knotentyp ändern" zu umgehen.
Mit Shift-Einfügen / Shift-Enter wird am aktuell selektierten Knoten ein Auswahlmenü angezeigt, um den Typ des neu anzulegenden Kindknotens / Geschwisterknotens anzugeben. Nach der Typauswahl wird der Knoten angelegt. Dieses Auswahlmenü entspricht dem Standardverfahren von MindPlan Version 1. Es lässt sich ebenfalls für die Einfügen/Enter-Taste über die MindPlan-Einstellungen konfigurieren (Datei/Einstellungen, Anlage von Knoten). Alternativ lassen sich Kindknoten eines bestimmten Typs ebenfalls über das Erstellen-Menü anlegen.
Mehrere MindPlan-Datenbanken anlegen
Die im Standard ausgelieferte MindPlan-Datenbank (wMindplan.nsf) können Sie beliebig duplizieren. Beispielsweise bietet sich an, für jede Abteilung einer Firma eine eigene MindPlan-Datenbank anzulegen. Über diesen Weg lassen sich die Zugriffsrechte auf die Daten einschränken, so dass z.B. normalen Mitarbeiter der Zugriff auf die Management-Datenbank verwehrt bleibt.
Nachteile haben Sie dabei nicht: Die Multi-Projekt-Auswertungen von MindPlan arbeiten über Datenbankgrenzen hinweg. So können Sie beispielsweise Ihre persönlichen Termine und Aktivitäten aus Ihrer lokalen Privat-MindPlan-Datenbank in einer Gesamtansicht (als Map/Gantt) darstellen mit Ihren Projekten in der Abteilungsdatenbank auf einem Domino-Server.
MindPlan gemeinsam auf einem Server nutzen
Die MindPlan-Datenbanken lassen sich in 3 Schritten auf einem Lotus Domino Server ablegen, damit Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen an Projekten arbeiten können:
1. Replikation der Datenbanken auf den Server
Sobald Sie MindPlan auf einem Arbeitsplatz installiert haben, replizieren Sie die MindPlan-Datenbank (wMindplan.nsf) und MindPlan-Konfigurationsdatenbank (wconfig.nsf) aus dem MindPlan-Verzeichnis Ihres Notes-Datenverzeichnisses auf einen Lotus Domino Server. Sowohl lokal als auch auf dem Server müssen diese beiden Datenbanken in demselben Verzeichnis stehen, da die MindPlan-Anwendung die Konfigurationdatenbank immer in demselben Verzeichnis sucht wie die aufgerufene MindPlan-Datenbank.
2. Einrichten von Rechten für die Nutzer
Die Benutzer, die Zugriff auf die Datenbanken haben sollen, benötigen mindestens Autoren-Rechte in der Zugriffskontrollliste der MindPlan-Datenbank und Leser-Rechte auf der Konfigurationsdatenbank. Falls administrative Tätigkeiten (z.B. Anlegen neuer Ressourcen und Textbausteine) durch die Benutzer durchgeführt werden müssen, sind zusätzlich Editoren-Rechte auf der Konfigurationsdatenbank notwendig.
Anschließend können Sie wahlweise lokal oder direkt auf dem Server arbeiten. Öffnen Sie die MindPlan-Datenbank auf dem Server über Datei/MindPlan öffnen. Im folgenden Dialog wird in der Auswahlliste neben "Suchen in:" eine Option "Anderer Server..." angeboten, mit der Sie auf Ihren Domino-Server zugreifen können.
Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, solange Ihre Lotus Notes-Arbeitsumgebung Netzwerkzugriff erlaubt. In der Arbeitsumgebung "Insel" ist der Serverzugriff beispielsweise deaktiviert.
3. Setzen von Notes.ini-Variablen (optional)
Über zwei Notes.ini-Variablen kann die MindPlan-Datenbank festgelegt werden, die im Standard vorausgewählt wird, z.B. im Anlage-Dialog neuer MindPlans.
$wMPDbServer=sDomKax01/Haus Weilgut
$wMPDbPath=mindplan\wMindplan.nsf
Mit diesem beiden Zeilen in der Notes.ini würde MindPlan beim Anlegen neuer MindPlans die Datenbank "mindplan\wMindplan.nsf" auf dem Domino-Server "sDomKax01/Haus Weilgut" vorauswählen. Bei der Standardinstallation von MindPlan über die Installationsdatenbank wird $wMPDbServer auf einen Leerstring gesetzt bzw. aus der Notes.ini entfernt (d.h. die MindPlan-Datenbank liegt lokal). In $wMPDbPath wird automatisch das lokale Installationsverzeichnis der MindPlan-Datenbank eingetragen.
Das Setzen dieser Variablen ist also nur notwendig, wenn die MindPlan-Datenbanken verschoben werden oder MindPlan ohne Installationsdatenbank eingespielt wird (z.B. bei der Netzlaufwerk-Version, die ohne Installation lauffähig ist).
Hinweis:
$wMPDbServer steht erst seit MindPlan Version 2.01 zur Verfügung.
Ablage der Online-Hilfe-Datenbank auf dem Server
Im Standard installiert MindPlan die Hilfe-Datenbank auf jedem Client. Sofern jedoch lediglich online gearbeitet wird, lässt sich die Online-Hilfe alternativ auch auf einem Lotus Domino Server ablegen. Zur Ablage kopieren Sie bitte beide Hilfe-Datenbanken (z.B. "mphelp_r2_de.nsf" von Release 2 in deutsch bzw. "mphelp_r2_en.nsf" in englisch und die "wconfig.nsf" aus demselben Verzeichnis) auf den Domino-Server.
Auf den Clients werden anschließend 2 Notes.ini-Variablen benötigt. Diese haben die Form:
$wMPCommonHelpDbServerR2=Haus Weilgut Server 1/Haus Weilgut
$wMPCommonHelpDbPathR2=mindplan\helpr2\mphelp_r2
_de.nsf
bzw.
$wMPCommonHelpDbPathR2=mindplan\helpr2\mphelp_r2
_en.nsf
und enthalten den Server und den Datenbank-Pfad zur Online-Hilfe. Das "R2" ist entsprechend Ihrem Major-Release anzupassen (R1 für MindPlan 1.x). Sofern die Online-Hilfe auf dem Client lokal gefunden wird, wird diese bevorzugt verwendet und ein Serverzugriff vermieden.
Kopieren von MindPlans von einer MindPlan-Datenbank in eine andere
Dafür gibt es in MindPlan eine Kopierfunktion, die Sie unter "Datei/
MindPlan speichern unter" finden. Das direkte Kopieren der Knotendokumente in Lotus Notes ist leider nicht möglich; dabei werden die Strukturen der MindPlans nicht korrekt übertragen.
Entfernen von verwaisten Knoten-Dokumenten in der MindPlan-Datenbank
In seltenen Fällen können Datenbankfehler und Programmabstürze dazu führen, dass in der MindPlan-Datenbank Knoten-Dokumente verbleiben, die keinen gültigen Elternknoten besitzen. Da die Dokumente nicht in MindPlans angezeigt werden, können Sie sie nicht über die MindPlan-Anwendung löschen. Abhilfe schafft hier der Agent "(CheckNodeStructure)" in der MindPlan-Datenbank. Er analysiert die Struktur der enthaltenen MindPlans und identifiziert "Waisen". Ist der MindPlan, zu dem ein Waisenknoten gehört, noch vorhanden, wird in diesem MindPlan ein "Lost and found"-Knoten angelegt, unter dem der Waisenknoten eingehängt wird.
Fehlt jeglicher MindPlan-Bezug, wird ein eigener "Lost and found"-MindPlan angelegt.
Den Agenten starten Sie am einfachsten, indem Sie ein Symbol in der Symbolleiste des Lotus Notes-Clients anlegen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste, wählen "Toolbar Preferences", dann "Customize", legen ein neues Symbol an und hinterlegen die folgende @-Formel:
@Command([ToolsRunMacro];"(CheckNodeStructure)")
Nachdem Sie anschließend die MindPlan-Datenbank geöffnet haben, klicken Sie auf das neue Symbol, um die Reparatur der Knotenstruktur zu starten.
Sämtliche MindPlan-Daten sichern (z.B. für ein Backup)
Ihre bestehenden MindPlans finden Sie in der Notes-Datenbank "wMindplan.nsf" im MindPlan-Verzeichnis Ihres Lotus Notes-Datenverzeichnisses (z.B. C:\Programme\Lotus\Notes\Data). Diese und die in demselben Verzeichnis befindliche MindPlan-Konfigurationsdatenbank (wconfig.nsf) sollten Sie also grundsätzlich in Ihr persönliches Backup einschließen.
Das Verzeichnis 'c;\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Anwendungsdaten\MindPlan' sollten Sie auch ins Backup sichern. Dort befinden sich (neben den Log-Dateien von MindPlan) Ihre persönlichen Einstellungen (Datei/Einstellungen) und Lizenzschlüssel.
Hinweis: Das Verzeichnis "Anwendungsdaten" ist ein verstecktes Verzeichnis unter Windows.
Vorgehen beim Update auf eine neue MindPlan-Version
Bitte führen Sie vor dem Update eine Datensicherung Ihrer bestehenden MindPlan-Datenbanken durch. Sofern Sie keine neuen MindPlan-Datenbanken angelegt und die Standardinstallation verwendet haben, finden Sie in Ihrem Lotus-Notes-Datenverzeichnis ein Unterverzeichnis "MindPlan" mit den MindPlan-Datenbanken. Sichern Sie dort bitte die Datenbanken wMindplan.nsf und wconfig.nsf.
Wir unterscheiden in der MindPlan-Installationsdatenbank zwischen Neuinstallation und Update-Installation. Wählen Sie die Update-Installation aus. Die Neuinstallation würde die MindPlan-Datenbanken neu einspielen und bestehende Daten (nach Nachfrage) überschreiben. Bei beiden Installationsvarianten wird die Deinstallation einer ggf. vorhandenen MindPlan-Anwendung angestoßen. Diese ist notwendig, um die neue Anwendungsversion sauber aufspielen zu können.
Am Ende des Installationsvorgangs wird Ihnen eine Seite angezeigt, mit der Sie automatisch das Design Ihrer MindPlan-Datenbanken auf den neuesten Stand bringen können. Führen Sie diesen Vorgang bitte mit allen vorhandenen MindPlan-Datenbanken/MindPlan-Konfigurationsdatenbanken durch.
Export nach MS Project 2003 liefert eine Fehlermeldung
Falls bei Ihnen das Einspielen der exportierten MPX-Datei in MS Project 2003 eine Fehlermeldung liefert und abbricht, spielen Sie bitte das Service Pack 2 von MS Project ein. Der von uns verwendete MPX-Import wurde im Rahmen von Updates zu MS Project korrigiert. Sie finden Updates zu MS Project unter
http://officeupdate.microsoft.com.
Gültigkeitszeitraum der MindPlan-Testversion
Mit dem Erscheinen von MindPlan 2.01 wurde der bisher vorhandene Demo-Version abgeschafft. Dieser erlaubte bislang das Erstellen von maximal 25 Knoten und enthielt ein Wasserzeichen im Ausdruck. Stattdessen bietet MindPlan nun eine integrierte Funktion, um einen persönlichen 21-Tage-Testlizenzschlüssel anzufordern.
Die verbleibende Gültigkeit dieses befristeten Lizenzschlüssels wird in der Testphase bei jedem MindPlan-Start angezeigt. Zusätzlich kann sie im Lizenzmanager (Hilfe/Lizenzmanager) eingesehen werden.
Wird kein Lizenzschlüssel hinterlegt, arbeitet MindPlan als "MindPlan View", d.h. im kostenlosen Nur-Lese-Betrieb.
Verteilen von MindPlan auf mehrere Arbeitsplätze
Es gibt verschiedene Szenarien, um die MindPlan-Anwendung auf die Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter zu verteilen:
1. Anwendungsvariante ohne Installation
Von der MindPlan-Anwendung existiert eine Variante, die nicht auf dem Rechner der Benutzer installiert werden muss. Diese können Sie beispielsweise auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk ablegen und dann Startmenü-Einträge direkt darauf verlinken. Sobald die Anwendung auf dem Netzlaufwerk aktualisiert wird, steht Ihren Mitarbeitern ebenfalls die aktuellste Version zur Verfügung. Die Standalone-Variante von MindPlan steht Ihnen im Downloadbereich unter "Version ohne Installation" zur Verfügung.
2. Verteilung per Software-Verteilsystem
Die Installation der MindPlan-Anwendung lässt sich automatisiert, d.h. im Hintergrund ohne Benutzereingaben, durchführen. Sprechen Sie uns bezüglich einer Einbindung von MindPlan in Ihr Software-Verteilsystem bitte
direkt an. Wir liefern Ihnen dann die nötigen Schalter/Einstellungen/Parameter.
3. Verteilung der Lizenzschlüssel
Die Lizenzschlüssel für Ihre Mitarbeiter erhalten Sie von uns als MPKey-Datei. Diese Datei kann direkt am Arbeitsplatz in die lokale MindPlan-Anwendung eingespielt werden (ein Doppelklick auf die Datei genügt). Alternativ können Sie diese Datei jedoch auch in der MindPlan-Konfigurationsdatenbank zentral auf Ihrem Domino-Server hinterlegen. Beim nächsten Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf diese Datenbank (mittels der MindPlan-Anwendung) wird dann ihr Lizenzschlüssel automatisch in ihre lokale Installation übernommen.
Verwenden Sie hierzu bitte die Funktion "Lizenzschlüssel importieren" des "Lizenzschlüssel"-Reiters der Konfigurationsdatenbank. Ggf. ist nach dem Import F9 zu drücken, damit die Lizenzschlüssel in der Schlüssel-Ansicht sichtbar werden.