Marketing und Vertriebsplanung mit Hilfe der Mind Map Methodik am Beispiel von Weilgut MindPlan

Spätestens am Geschäftsjahresende heißt es wieder in vielen Vertriebs- und Marketing-Abteilungen "welche Marketing- und Vertriebsaktivitäten wollen wir im nächsten Jahr durchführen?".

Fragen wie "welche Zielgruppen und Aktivitäten brachten in der Vergangenheit den größten Erfolg und was machen wir mit welchem Budget zukünftig?" schließen sich hier sofort an.

Die Anforderungen sind komplex und die Wünsche häufig größer als das Budget. Damit ist viel Diskussions- und manchmal Zündstoff für die involvierten Fachbereiche wie Marketing, Vertrieb, Controlling und natürlich die Geschäftsleitung.

Brainstorming mit der Mind Map Methodik
Um die Diskussion in strukturierte Bahnen zu lenken, bedient man sich vielerlei Hilfsmittel. Immer häufiger trifft man hierbei die Mind Map-Methodik an. Mit dieser werden Ideen, Visionen und Anforderung allein oder auch gemeinsam konzipiert, diskutiert und entwickelt.

Die Methodik überzeugt dabei durch Ihre schrittweise Lösungs-Entwicklung, Ihre übersichtliche Darstellung und vor allem durch Ihre, für alle Beteiligten überzeugende Transparenz.

Die Kosten-Kalkulation wird dabei meistens klassisch mit Excel & Co. abgewickelt und in die Mind Map integriert.

Detailplanung
Mit der Abschlusspräsentation vor allen Beteiligten und der Budget-Genehmigung geht die Verantwortung in der täglichen Praxis, an das Marketing und den Vertrieb über und es beginnt die Umsetzungsarbeit.

Damit jederzeit ein Feedback und ein Rückschluss zur ursprünglichen Planung möglich ist, erfolgt die Abwicklung auf Basis der im Entscheidungsgremium gestalteten Mind Map.

Diese wird aufbauend auf der ursprünglichen Basis weiter verfeinert:

1. Termine und Fristen festlegen
Für jede der geplanten Kampagnen werden Termine wie die Veranstaltungs- und Messe-Tage, Abgabefristen für Pressemitteilungen, der Anzeigenschluss usw. als Meilensteine in der Mind Map hinterlegt und die für die Termine verantwortlichen Mitarbeiter festgelegt.

2. Tätigkeits-Planung
Mit den Marketingaktivitäten verbundene Tätigkeiten werden geplant, ebenso mit Fristen versehen und optional die Zeitdauer für die Umsetzung kalkuliert.

3. Brainstorming und Ressourcen-Planung
Abhängig von der Unternehmensstruktur werden die Verantwortlichkeiten, Termine und die Ressourcen direkt festgelegt oder im Rahmen von Besprechungen (Brainstorming) gemeinsam erarbeitet. Die Zuordnung der Aktivitäten kann dabei sowohl für interne, als auch für externe Mitarbeiter – wie in unserem Beispiel für eine Messefirma – festgelegt werden.

Aufbauend auf der Mind Map Methodik wird direkt geplant, wie an dem Beispiel der Hannover Messeplanung in den beiden folgenden Bildern ersichtlich ist. Das erste zeigt die Abbildung der einzelnen Aktivitäten als Mind Map, das zweite die Planungsübersicht.

Terminkontrolle und Dokumentation der Umsetzung
Sämtliche Fortschritte und Erledigungen werden in der Planung dokumentiert und vor allem die Fristen und Planungs-Risiken überwacht. Die Dokumentation und Ablage aller zugehörigen Dokumente, Powerpoint-Präsentation, Rundschreiben usw. erfolgt direkt in der Anwendung unter Mithilfe der unterliegenden Basisanwendung Lotus Notes.

Wichtig ist vor allem die Dokumentation des Erfolges der Kampagne, um eine bessere Entscheidungsgrundlage zu erhalten, welche Aktivitäten zielführend sind und in den nächsten Jahren wiederholt werden sollen.

Wiederum abhängig von der Unternehmensstruktur kann die Pflege dieser Informationen durch die Ausführenden oder aber durch jeden einzelnen Beteiligten in dem integrierten Dokumenten-Management erfolgen.

Zusammenfassung
Durch die beschriebene Vorgehensweise haben alle Beteiligten – vor allem die Auftraggeber - jederzeit einen Überblick über den Status der Marketing- und Vertriebs-Aktivitäten. Es gibt keine Medienbrüche zwischen verschiedenen Anwendungen, sondern alle Aktivitäten gehen Hand in Hand.
Gleichzeitig werden alle Planungsschritte, Tätigkeiten und Ergebnisse dokumentiert. Schwachstellen der ursprünglichen Planung werden in der Umsetzung aufgedeckt und können damit künftig vermieden werden.

Perfektioniert wird das ganze, wenn innerhalb Ihres CRM-System noch direkt auf die einzelnen Kampagnen referenziert und die Verkaufsergebnisse direkt in die Marketingplanung zurückfließen.

Alle Themen zusammengenommen bilden im Ergebnis eine wesentliche Wissensgrundlage für die künftige Marketing- und Vertriebs-Planung und damit eine solide Basis für den Unternehmenserfolg.